Le Carrefour des proches aidants de Québec (CPAQ) a à cœur de fournir des services de qualité qui répondent aux besoins variés des personnes proches aidantes (PPA) et des personnes aidées. Afin d’assurer la stabilité de nos horaires, de nos ressources et d’offrir une expérience optimale à l’ensemble de nos membres, nous avons mis en place une politique d’annulation et de facturation. Celle-ci permet de garantir une coordination efficace de nos services tout en tenant compte des réalités de notre personnel et de nos bénévoles.

En tant qu’organisme dédié au soutien des PPA, il est essentiel que nous gérions les services tels que le répit à domicile, le répit hors domicile, le soutien psychosocial individuel ou en groupe, ainsi que nos activités sociales de manière responsable et respectueuse des engagements pris. Cette politique a pour objectif de responsabiliser les membres tout en préservant l’équilibre nécessaire au bon fonctionnement de notre équipe et à la disponibilité des places pour les personnes qui en ont besoin.

La présente politique d’annulation et de facturation entrera en vigueur le 1er avril 2025, et nous comptons sur la collaboration de tous pour en assurer le respect et le succès.

Répit à domicile

Dès le 1er avril 2025, le répit à domicile sera offert au coût de 4$ / heure.

Procédures et modalités

1. Annulation dans un délai de 48 heures
   • Si un service doit être annulé, vous devez en informer l’organisme au minimum 48 heures avant l’heure prévue de la prestation de services. Dans ce cas, aucun frais ne sera facturé à la personne proche aidante.
   • L’avis d’annulation doit impérativement être communiqué par téléphone à l'équipe du bureau. En dehors des heures d’ouverture du bureau ou pendant les congés fériés, veuillez laisser un message sur la boîte vocale en précisant votre nom, votre numéro de téléphone, ainsi que la date du service annulé.
   • L’annulation par courriel ou uniquement auprès de l’intervenant(e) n’est pas considérée comme valide.
2. Annulation à moins de 48 heures de la prestation
   • Si l’annulation survient moins de 48 heures avant l’heure prévue de la prestation, le service sera réputé rendu et des frais de 4$/heure seront facturés à la personne proche aidante. 
3. Exceptions à la politique d’annulation
   • Les annulations liées à des situations d’urgence telles que maladie, hospitalisation, décès, ou toute autre raison urgente jugée acceptable par la direction, sont exemptées des frais d'annulation. 
4. Annulation prolongée / Arrêt temporaire des services
   • En cas d'annulation prolongée ou d'arrêt temporaire des services de votre part, l’organisme ne peut garantir un retour du service à la même heure, le même jour, ou avec le même personnel d'intervention. Il est toutefois possible de conserver la disponibilité du personnel en continuant de payer les répits annulés. 
   • Nous nous engageons à faire tout notre possible pour satisfaire les besoins de la personne proche aidante et rétablir le service dans les meilleurs délais.

Remarque importante :

Il est essentiel de comprendre que notre organisation s’engage à rémunérer son personnel pour la totalité de la période de répit prévue. En cas d’annulation non conforme aux délais précisés, des frais de 4$/heure doivent donc être couverts par la personne proche aidante pour compenser cette période.  

Halte-pause (répit hors-domicile)

1. Facturation et conditions de présence

• Dès le 1er avril 2025, toute personne proche aidante bénéficiant du service Halte-pause se verra facturer un bloc de 4 heures consécutives au coût de 16$ peu importe le temps de présence.
• En cas d'absence à la Halte-pause, la facturation de 16$ restera applicable pour garantir la place.

2. Raison de cette politique

• Nous avons besoin de garantir un revenu stable pour nos services. Avec les nombreuses annulations, l’organisme doit souvent assumer une différence de coûts pour maintenir l'intégrité du service et la disponibilité des places. C’est pourquoi cette politique de facturation a été mise en place afin de mieux gérer les absences et d'assurer que les places soient utilisées de manière équitable.

3. Annulation pour absence prolongée

• Si vous devez vous absenter pour une période prolongée (par exemple, pour des raisons de santé, un voyage, ou autres), merci d’informer l’équipe du bureau le plus tôt possible. Cette démarche permettra de retirer votre nom de la liste des participants et ainsi, laisser la chance à d'autres personnes proches aidantes de bénéficier du service pendant cette période.
• Si vous désirez conserver votre place, vous serez facturé pour la demi-journée prévue (16$ pour 4 heures consécutives), afin de respecter la politique en place (jusqu'à concurrence d'un (1) mois).

• Si vous avez décidé de ne pas payer le bloc d'heures en votre absence (c’est-à-dire, si vous avez retiré votre nom de la liste des participants), mais que vous souhaitez bénéficier à nouveau du service Halte-pause après cette absence prolongée, vous aurez priorité sur la liste d'attente. Cette mesure est mise en place pour vous donner une priorité dans le rétablissement du service.

Activités de la programmation

1. Activités de groupe (Yoga et méditation)
   Le yoga et la méditation sont organisés sous forme de sessions dont le coût est déterminé en fonction du nombre de séances.

• En cas d'absence pour une période indéterminée, aucun remboursement ne pourra être effectué, car les frais de la session sont répartis sur l’ensemble des séances.

*À l’exception des annulations liées à des situations d’urgence telles que maladie, hospitalisation, décès, ou toute autre raison urgente jugée acceptable par la direction.

2. Activités saisonnières (sorties, événements ponctuels)
   Pour les activités saisonnières, telles que les sorties et événements ponctuels, l’inscription sera confirmée à la réception du paiement. Dans le cas contraire, nous pourrions être amenés à libérer la place pour permettre à d'autres personnes de participer.

• Vous avez jusqu’à deux semaines avant l’activité pour procéder au paiement.
• Le délai d’annulation est de sept jours avant l’activité. Passé ce délai, aucun remboursement ne pourra être effectué.

3. Repas (Lunch-détente, dîner de Noël, etc.)
   Nous nous efforçons d’organiser des repas conviviaux tels que le Lunch-détente et le dîner de Noël pour permettre à chacun de partager un moment agréable.

• Les annulations doivent être faites au moins sept jours avant la date du repas.
• En cas d'annulation moins d'une semaine avant le repas, ou en l'absence d'une urgence le jour même, 50% du montant du repas vous sera facturé.

4. Inscription et participation
   Afin de mieux planifier nos activités, il est important que chaque personne participante respecte les délais d’inscription et d’annulation :

• Les inscriptions débutent au lancement de la programmation des activités. 
• Nous demandons à ce que vous vous inscriviez au moins deux semaines avant chaque événement pour nous permettre de réserver correctement et de prévoir suffisamment de places et de nourriture.
• Nous vous prions également de ne pas arriver sans inscription préalable, afin de garantir un nombre juste de personnes participantes et éviter tout gaspillage ou manque de ressources. 

*À noter que si vous vous présentez à une activité à laquelle vous n’êtes pas inscrits, il est possible que vous ne puissiez pas y participer. 

Rencontres psychosociales individuelles

Les rencontres psychosociales individuelles avec notre personnel d’intervention sont offertes gratuitement à tous nos membres. 

1. Frais d’annulation pour les rencontres psychosociales individuelles

• Si une rencontre est annulée moins de 24 heures avant la date prévue, des frais de 10 $ seront facturés.
• Cette contribution symbolique permet de couvrir une partie des frais engagés par l’organisme, notamment la rémunération du personnel d’intervention pour son temps, même en cas d'annulation tardive.

2. Exception

• Nous comprenons qu’il peut y avoir des situations imprévues ou urgentes, et dans ces cas, les frais d'annulation peuvent être discutés. Nous encourageons toute personne ayant une situation particulière à en parler avec notre équipe.

3. L’importance de l’engagement mutuel
   Le respect des horaires et des engagements pris est essentiel pour que nous puissions offrir un service continu et de qualité. Nous nous engageons à continuer d’offrir des rencontres psychosociales adaptées aux besoins des personnes proches aidantes, tout en reconnaissant et valorisant le temps et l'expertise du personnel d’intervention.

Nous vous remercions de votre compréhension et de votre engagement à respecter ces nouvelles modalités. Cela permettra à tous de bénéficier d’un service plus stable et équitable

En vous inscrivant à un ou des services de l’organisme, vous vous engagez à respecter les modalités de facturation, de présence et d’annulation. Toute absence non signalée dans les délais appropriés entraînera des frais conformément à la politique décrite ci-dessus.